HOẠT ĐỘNG HUẤN LUYỆN VÀ ĐÀO TẠO

1. THỜI GIAN HUẤN LUYỆN
2. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU
   1. Mục đích

• Tạo cho nhân viên bảo vệ có tác phong, nề nếp cẩn thận, rõ ràng khi thao tác trên các loại biểu mẫu.
• Tạo cho nhân viên bảo vệ ý thức được tầm quan trọng của các loại biểu mẫu, biên bản.
• Nếu như nhân viên bảo vệ thực hiện tốt công tác ghi chép sổ sách, biên bản thì trình độ nghiệp vụ sẽ được nâng cao.
• Cho nhân viên bảo vệ thấy rõ biên bản, sổ sách là cơ sở pháp lý để chứng minh sự việc với các cơ quan luật pháp hoặc nội bộ lực lượng bảo vệ (chứng cứ pháp lý).
• Các báo cáo, biên bản sổ sách là cơ sở pháp lý để phục vụ công tác điều tra.
• Thông qua hệ thống biên bản, sổ sách chứng minh được tinh thần trách nhiệm, ý thức công việc, ý thức nghề nghiệp của đội viên cảnh vệ.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiệp vụ cao của lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp.
  2. Yêu cầu
• Yêu cầu của biên bản sổ sách: nhanh chóng, kịp thời, trung thực, khách quan.
• Ghi chép sạch sẽ, rõ ràng, cẩn thận, chi tiết, đầy đủ nhưng tránh vụn vặt, dài dòng.
• Phải ghi theo trình tự (nếu không có sẵn mẫu).
• Nếu có vần đề chưa rõ, cần hỏi thẩm tra lại sau đó mới được viết vào biên bản sổ sách.
• Trước khi lập biên bản sổ sách phải có sự suy nghĩ, tổng hợp vấn đề.
• Không được ghi biên bản sổ sách theo ý thích chủ quan hay lười biếng, tắc trách.
• Nếu có vật chứng, phải ghi cụ thể số lượng, màu sắc, kích thước, chủng loại. Nhưng tuyệt đối không được đánh giá chất lượng của vật chứng một cách cụ thể mà chỉ ghi theo hình thức bên ngoài như cũ, mới, màu sắc.
• Khi lập biên bản phải chú ý nội dung được thể hiện chính xác, nhưng khi viết phải điều chỉnh nội dung sao cho vừa đủ với khoảng trống cho phép trong biểu mẫu.
• Những phần còn trống phải gạch chéo tất cả.
• Khi lập xong biên bản cần kiểm tra lại và đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, khi đã thống nhất biên bản phải có câu kết luận và yêu cầu tất cả cùng ký. Nếu có ai thêm bớt gì cũng cần ghi thêm và cùng đọc lại. Tuyệt đối không được sửa chữa, tẩy xóa trong biên bản.
• Cần có công tác lưu trữ cẩn thận biên bản, sổ sách.
• Có thể khi lập biên bản vụ việc có một số người biết vụ việc mà không dám ký vào biên bản, đội viên cảnh vệ cần:
• Khéo léo, tế nhị giải thích cho họ hiểu tầm quan trọng của việc lập biên bản.
• Luôn đề cao và tôn trọng những người đó, đồng thời cho họ thấy rõ nghĩa vụ của một công dân trước pháp luật.
• Luôn cám ơn họ về sự hợp tác.
• Hạn chế tối đa đội viên cảnh vệ ký xác nhận là nhân chứng, là người biết việc…ngoại trừ khi lập biên bản đội viên cảnh vệ vi phạm kỷ luật lao động.
• Đối với sổ bàn giao ca trực, có thêm một số yêu cầu sau:
• Chỉ có những người có trách nhiệm và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền mới được phép cung cấp số liệu trong sổ bàn giao ca.
• Khi hết sổ phải đổi sổ mới, yêu cầu nộp sổ bàn giao ca trực lại cho chỉ huy trực tiếp của mục tiêu.
• Không được đánh giá các tài sản, hệ thống, tình hình an ninh là đảm bảo hay tốt.
• TRÌNH TỰ PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO VỤ VIỆC, BIÊN BẢN VỤ VIỆC

Khi lập báo cáo vụ việc hoặc biên bản vụ việc, đội viên cảnh vệ cần tuân thủ theo 3 bước chính: mở đầu, nội dung, kết thúc.

1. Phần mở đầu

• Phải nêu được ngày, giờ, tháng, năm khi lập biên bản.
• Địa điểm lập biên bản.
• Họ tên, chức vụ, vị trí công tác của từng người lập biên bản.

2. Phần nội dung
   • Ghi nhận thời gian, địa điểm xảy ra vụ việc và những người liên quan đến vụ việc

• Nêu rõ thời gian xảy ra sự việc.
• Nêu rõ địa điểm xảy ra sự việc.
• Nêu rõ những người tham gia hoặc có liên quan đến sự việc (họ tên, tuổi, chức vụ, nghề nghiệp, giới tính, địa chỉ, điện thoại…. nếu có).
  • Ghi nhận diễn biến vụ việc
• Diễn biến vụ việc sắp xảy ra.
• Nêu lý do, nguyên nhân xảy ra sự việc.
• Diễn biến vụ việc đang xảy ra.
• Hành vi của những người tham gia vụ việc.
• Lời nói của những người tham gia vụ việc.
• Những trang thiết bị, phương tiện được sử dụng khi sự việc xảy ra.
• Sự việc diễn biến nhanh chóng hay từ từ.
• Nhận dạng về trang thiết bị, phương tiện, con người, tài sản có liên quan đến vụ việc.
• Nêu rõ các biểu hiện thấy được hoặc cảm nhận được bằng các giác quan như: trông thấy: màu sắc, hình dáng, ánh sáng; nghe thấy: tiếng nổ, tiếng kêu, tiếng đổ vỡ….; ngửi thấy: mùi vị như thế nào.
• Vụ việc khi kết thúc.
• Lý do kết thúc sự việc.
• Các biện pháp đã đưa ra để ngăn chặn, xử lý sự việc.

3. Phần kết thúc
4. Ghi nhận hậu quả, tác hại, có ai bị thương, chết, thiệt hại về vật chất, tinh thần.
5. Những nhận định, phán đoán về sự việc xảy ra.
6. Hậu quả sự việc có gây cản trở lớn cho sản xuất, tinh thần, sinh hoạt bình thường hay không.
7. Công tác bảo vệ hiện trường tiến hành ra sao.
8. Việc giải quyết hậu quả như thế nào.
9. Đã báo cáo sự việc cho những cơ quan, người có trách nhiệm chưa. Các cơ quan hữu quan đã biết và có mặt tại nơi xảy ra chưa.
10. Đã có sự chỉ đạo gì về sự việc xảy ra.
11. Một số công tác phải thực hiện khi kết thúc biên bản.
12. Đọc lại cho mọi người cùng nghe, nếu có ai sửa đổi thêm bớt thì phải ghi rõ, tất cả cùng nhất trí ký tên.
13. Tiếp tục bảo vệ hiện trường nếu có.
14. Photo biên bản thành nhiều bản gửi đến các cơ quan chức năng.
15. Bàn giao tang chứng, vật chứng, những người vi phạm cho các cơ quan chức năng.
16. Viết các đề xuất nếu thấy cần thiết.
17. TRÌNH TỰ, PHƯƠNG PHÁP LẬP BIÊN BẢN VÀ BÀN GIAO CA TRỰC
    1. Tình hình nhân viên trong ca trực
       • Ghi rõ ngày, tháng, năm, thời gian của ca trực.
       • Họ tên đầy đủ, mã số, vị trí, công cụ từng nhân viên được phát, kể cả trang bị của chủ quản (số hiệu, mã số..)
       • Nếu có thay đổi nhân viên phải ghi rõ tên, họ, lý do.
       • Nhân viên bảo vệ nghỉ off phải ghi rõ.
       • Ghi rõ tên, vị trí của bảo vệ chủ quản (nếu có).
    2. Tình hình lúc nhận ca

• Nhận xét tình hình an ninh trật tự chung trong mục tiêu. Nêu tình hình an ninh trật tự bên ngoài mục tiêu (nếu có).
• Tình hình thời tiết: mưa to, gió lớn, nước tràn, trời quá tối…
• Nhận xét hệ thống ánh sáng: số lượng, đủ, thiếu, giờ tắt, mở, sự cố điện, thời gian chạy máy phát điện, sự cố ánh sáng, cháy, nổ….
• Nhận xét hệ thống tường rào tại mục tiêu. Nhận xét tình hình hệ thống cửa, cổng, các lối ra, vào mục tiêu.
• Nhận xét tình trạng niêm phong, đặc biệt là các kho hàng.
• Đánh giá hệ thống PCCC tại mục tiêu.
• Nhận xét tình hình hoạt động của các hệ thống máy móc trong mục tiêu (nếu có): hệ thống camera, chống sét, báo trộm, hệ thống điện.
  3. Diễn biến ca trực
  4. Nêu tên, thời gian người vào đầu tiên và người ra về sau cùng.
  5. Thống kê và nhận xét tình hình khách ra vào.
  6. Nêu những người ở lại trong mục tiêu ngoài giờ làm việc: tên tuổi, bộ phận nào, làm từ giờ nào đến giờ nào (chủ yếu vào ban đêm, ngày nghỉ, ngày lễ, tết…), đã được sự đồng ý hay chưa.
  7. Nêu tên các nhân viên bảo vệ của chủ quản cùng làm, nhận xét quá trình làm việc của họ. Ghi rõ tình hình hoạt động của bảo vệ chủ quản như đi lại, ngủ nghỉ, làm việc.
  8. Thống kê, nhận xét tình hình công nhân, nhân viên ra vào.
  9. Thống kê, nhận xét tình hình công nhân thầu phụ làm việc trong mục tiêu (thời gian, địa điểm, số lượng, nội dung công việc…).
  10. Thống kê, nhận xét tình hình các loại hàng hóa ra vào trong tình trạng đặc biệt, mặc dù các loại hàng hóa này đã được ghi trong sổ hàng hóa.
  11. Thống kê, nhận xét tình hình phương tiện ra vào hoặc để lại qua đêm trong mục tiêu.
  12. Thống kê nhận xét tình hình trang thiết bị, tài sản đặt tại Phòng bảo vệ của mục tiêu.
  13. Ghi nhận giờ bắt đầu làm việc, giờ giải lao, giờ ra về của nhân viên mục tiêu và nhân viên bảo vệ của chủ quản.
  14. Ghi nhận những yêu cầu nhắc nhở của đơn vị chủ quản: ai, giờ nào, nội dung…
  15. Ghi nhận những đề nghị của bảo vệ VN Sepre 24 tới đơn vị chủ quản: nội dung, đề nghị với ai, thời gian nào.
  16. Nhận xét công tác an toàn lao động.
  17. Nếu có người vi phạm thì ghi chú tổng hợp: tên, lỗi vi phạm. Ghi nhận tất cả các sự cố nếu xảy ra trong ca trực.
  18. Ghi nhận thời gian, số lượng nhân viên cơ động, chỉ huy mục tiêu đến kiểm tra.
  19. Thời gian cập nhật sổ sách  không quá dài, không được cập nhật trước.
  20. Nhận xét – Ban giao ca trực

4. Thống kê tài sản trong mục tiêu, đặc biệt vào ban đêm: xe hơi, xe gắn máy, xe đạp…..
5. Bàn giao toàn bộ trang thiết bị của lực lượng bảo vệ. Bàn giao các loại sổ sách, biểu mẫu có liên quan.
6. Bàn giao những phần việc còn thực hiện chưa xong, các yêu cầu của chủ quản hoặc tài sản của chủ quản nhờ giữ hoặc phải để ý.
7. Bên giao, bên nhận cùng ký vào biên bản bàn giao ca trực. Kết thúc ca trực hai bên ký nhận nhân viên ca trước phải rời khỏi mục tiêu.